Comment organiser un séminaire

Vous avez envie d’organiser un séminaire, vous recherchez un lieu adapté à recevoir votre entreprise ? Et des activités originales histoire que votre équipe s’en rappelle ? Voici les 7 astuces de l’entreprise GRAVITEO, spécialisée dans l’organisation de séminaire à la montagne, afin de vous poser les bonnes questions et affiner un événement à l’image de votre entreprise.

1/ Pourquoi voulez-vous organiser un séminaire ?

Dans quel but souhaitez-vous organiser un séminaire ?

Pour une assemblée générale : objectif plutôt officiel mais qui se veut convivial.

Pour un team booster : dynamiser une équipe dans l’optique d’un projet de développement, de faciliter l’interconnaissance des collaborateurs, engager le personnel.

Pour un séminaire cohésion : remercier, récompenser et encourager les prochains efforts de vos collaborateurs.

Pour un séminaire stratégique : regrouper les cerveaux de l’entreprise pour penser à la stratégie de demain.

Pour un événement particulier de l’entreprise : anniversaire, fusion, acquisition, retraite d’un collaborateur…

Quelle répartition « travail/récréatif » imaginez-vous ?

  • Plutôt 100 % travail
  • 100 % récréatif
  • 50 % travail et 50 % récréatif ?

A vous de définir les proportions. Vous pouvez demander conseil à votre interlocuteur unique chez GRAVITEO, ils sont là pour co-construire avec vous un programme réussi.

Quel message souhaitez-vous faire passer ?

Un MERCI, gage de récompense après avoir atteint un objectif commercial ou franchi un cap important. L’idée au-delà de ce message est de récompenser et stimuler votre équipe pour les prochains défis à relever.

Un message de CONVIVIALITÉ et d’ÉMULATION COLLECTIVE : il est important pour demander des efforts aux équipes qu’elles passent de bons moments au travail et en dehors. Dans ce cas, vous venez travailler dans un cadre favorisant la prise de hauteur, l’intelligence collective et la convivialité.

Un message de COHÉSION pour booster une équipe (= TEAM BOOSTER) : l’engagement des salariés doit être amélioré. Pour cela, les équipes doivent se connaître. Elles comprendront l’importance de l’interdépendance des unes envers les autres.

 

Un message de besoin de LUCIDITÉ DES CERVEAUX : c’est le séminaire stratégie par excellence. Nous sommes sans cesse dérangés au quotidien. Il devient de plus en plus difficile d’avoir des temps de lucidité importants avec vos cadres. Graviteo organise votre RAS (Réunion Au Sommet) afin d’avoir le maximum d’attention et d’engagement de vos collaborateurs pour (re)définir les orientations stratégiques de demain.

Une message FESTIF car l’entreprise est une aventure collective et quand tout le monde travaille dur, à des moments, il est important d’avoir des temps de décompression bien mérités !

2/ Quand voulez-vous organiser un séminaire ?

Quand est-ce que je le prévois ?

La réponse classique : « on n’a jamais le temps » ne devant pas faire partie des réponses possibles !

Il est certain qu’il est préférable de bannir les temps forts de votre activité et de la prévoir dans les périodes de fonctionnement plus calmes.
Il peut être stratégique de le placer dans des moments de moindre motivation du personnel. Cela peut tomber avant les vacances de la plupart des équipes ou à leur retour.

Chaque entreprise est différente et il en va de même pour ses contraintes organisationnelles.

Mais dites-vous bien que :

« PERDRE » ce TEMPS pour votre équipe fera « GAGNER » du TEMPS et donc de l’ENERGIE et de l’ARGENT à votre entreprise ensuite.

3/ Combien de temps doit durer un séminaire ?

Avec notre expérience de la montagne et de l’émulation de groupe, nous préconisons de rester au minimum 1 nuit sur place.

La raison est simple : qui dit une soirée dit un dîner convivial et le temps de sentir que « ça y est, je suis bien au séminaire ! ». Et prendre son petit-déjeuner au cœur des montagnes a une saveur toute particulière que vous remarquerez sur l’attention de vos collaborateurs dès les premiers temps de travail ou d’activités !

Bien évidemment, nous vous recommandons de trouver des lieux qui sortent de l’ordinaire pour manger ou accueillir vos collaborateurs.

4/ Pour qui ?

Combien de personnes seront présentes ?

Il faudra bien avoir le nombre de personnes en tête pour déterminer la salle de réunion, l’hébergement, la restauration et les activités.

Typologie de l’hébergement de montagne

L’hébergement de montagne est plus diversifié qu’en ville. Voici les différentes catégories possibles en fonction des types d’hébergement :

Hôtellerie

  • 1 à 2 étoiles
  • 3 étoiles mini
  • 4 étoiles et +

Chambres d’hôtes

  • C. H. simple
  • C. H. en Bed & Breakfast
  • C. H. en demi-pension

Gîtes & appartement

Vous offre de la flexibilité au niveau capacité, du confort et avec un accès à une cuisine.

Auberge

  • Dortoir
  • Chambre 4 à 6 personnes
  • Chambre 2 personnes

Refuge

  • Dortoir
  • Chambre 6 à 8 personnes
  • Chambre 2 à 4 personnes

Limite du nombre

L’hôtellerie de montagne a ses atouts et ses faiblesses. Le confort se trouve de plus en plus facilement avec des hôtels 3 étoiles et +, ou dans des hébergements de charme en altitude. Ce qui limite bien souvent est le nombre de personnes :

  • Forcément entre 6 et 15 personnes, les possibilités d’hébergement sont infinies dans les Pyrénées.
  • A partir de 16 et jusqu’à 35 personnes, les hôtels de montagne sont habitués à accueillir des groupes de cette taille. En revanche, il faudra se pencher sur la capacité de la salle de réunion et la configuration que vous voulez.
  • Au-delà de 40 personnes, on retombe dans les villes de montagne (ex. : Loudenvielle, Bagnères-de-Bigorre, Saint-Lary, Arreau…) et on rayonne en étoile sur les différents lieux d’activités.
  • Pour plus de 100 personnes, il est préférable de passer en formule appartement ou privatisation d’un centre de vacances (Loudenvielle, Arreau…) et d’avoir comme point de ralliement le lieu de restauration et/ou la salle de réunion.

Pour qui préparez-vous cet événement ?

Est-ce que vous rassemblez votre équipe commerciale ? Vos RH ? Votre CODIR ? Le CA de la société ? Toute votre entreprise ? Vos clients ou fournisseurs ?

Degré de confort

Quand on pose la question : à qui on s’adresse ? C’est indirectement pour vous demander quel est le degré de confort toléré. Il est variable selon les métiers, les personnes présentes et les habitudes du secteur.

Exemple : difficile d’imaginer un séminaire du métier de la banque sous une toile de tente… Bien que cela puisse être une belle aventure pour les équipes !

Les items à préciser sont :

  • Chambre individuelle stricte (single) : 1 personne / chambre obligatoire
  • Chambre twin possible (2 lits séparés dans la même chambre)
  • Chambre twin obligatoire (2 lits séparés dans la même chambre, rapport qualité/prix)
  • Chambre avec accès handicapé

5/ Besoin d’une salle de réunion ?

Voulez-vous une salle de réunion ?
Quelle disposition souhaitez-vous ?
U, conférence, carré, théâtre, … 

NOUVEAU… Réunion au Sommet !

Sachez que pour les groupes de 6 à 30/35 personnes nous proposons une nouvelle forme de réunion, la RAS : Réunion Au Sommet.

Vous partez avec une guide-accompagnatrice en montagne et un consultant-facilitateur. Vous marchez avec votre équipe en direction d’un sommet. Durant l’ascension, la randonnée est ponctuée de pauses sur la faune, la flore, l’environnement. Puis 1 atelier est prévu avant le sommet pour dynamiser le groupe.

Au sommet, le café est offert par GRAVITEO et la réunion commence dans des conditions de lucidité maximale de tous les participants.

Une expérience à prévoir de préférence au printemps ou l’été, même si nous l’avons déjà réalisé en automne ou en hiver avec un temps d’arrêt dans une cabane de montagne pour une réunion au coin du feu… Atmosphère chaleureuse garantie !

6/ Quelles activités ?

Nous proposons des activités guidées en milieu montagnard. Les activités peuvent être :

  • contemplatives (randonnée, raquettes) 
  • sportives (canyoning, via-ferrata)
  • ludiques (escalade, course d’orientation, rafting…)
  • culturelles (visite d’une chèvrerie par un berger, dégustation produits locaux avec le producteur, visite d’un moulin, visite d’un château…)
  • hors du commun (parapente, ski hors-piste, …).

Dans tous les cas, vous partez avec des professionnels pédagogues, passionnés.

Niveau sportif

Entre la grande sportive du service A et le sédentaire du service B, pas facile de trouver une activité qui convienne à tout le monde. Le seul voyant à vraiment regarder auprès de vos collaborateurs c’est celui des contre-indications médicales, sportives ou des phobies (peurs maladives).

Dites-vous bien que les guides, diplômés d’Etat, adapteront toujours l’activité ou le parcours au niveau de la personne la plus faible du groupe.

Activités adaptées au groupe :
in Graviteo we trust !

Nous sommes habitués à avoir des groupes avec des niveaux différents. Pour nous, c’est normal ! Nous capitalisons cela dans l’entraide et la solidarité d’équipe. Ainsi les personnes les plus à l’aise aident les moins à l’aise. Chacun a ses points forts et ses points faibles. Et de cette manière tout le monde vit une activité collective qui booste le groupe.

Voir l’équipe Graviteo.

7/ J’organise moi-même ou je fais appel à des professionnels

J’appelle des pros !

Les questions à vous poser sont :

  • Est-ce que vous avez du temps accordé à l’organisation d’un séminaire ?
  • Connaissez-vous déjà un lieu ?
  • Connaissez-vous des professionnels fiables pour les activités ?

Si à ces 3 questions vous avez 1 non ou plus, nous vous conseillons de faire appel à une agence ou une entreprise spécialisée dans l’organisation de séminaire à la montagne (si vous voulez aller à la montagne) ou à la mer si vous voulez aller à la mer…

Combien ça coûte ?

​Pour information, chez GRAVITEO, il faut compter entre 10 et 15 % de commission sur le montant total des prestations avec un forfait minimum de 450 € TTC.

Vous êtes assurés d’une cohérence au niveau du programme, des activités et que les lieux soient adaptés à l’objet de votre séminaire (travail, hébergement, restauration…).
Nous pouvons également venir vous récupérer à l’aéroport.

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